¿Qué son las cuentas por cobrar? – Definición | Significado | Ejemplos de cuentas por cobrar

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Definición: Cuentas por cobrar, a menudo abreviadas A / R, es la cantidad de dinero que los clientes deben actualmente a la empresa por bienes o servicios que se compraron a crédito.

Muchas empresas ofrecen programas de crédito a clientes que frecuentan el negocio o proveedores que solicitan productos con regularidad. El propósito del programa de crédito es alentar a los clientes a comprar y darles incentivos para que compren productos, incluso si actualmente no tienen efectivo para pagarlos.

Vemos estos programas en casi todas las industrias, tanto B2C como B2B. Por ejemplo, la industria minorista es famosa por ofrecer crédito en la tienda con tarjetas de crédito especiales donde los clientes pueden comprar mercadería en la tienda y pagarla al final del mes. La mayoría de los grandes almacenes como JCPenny y Macy’s tienen sus propias tarjetas de crédito, pero los minoristas más pequeños también están comenzando a desarrollar estos programas.

Los ejemplos B2B incluyen cualquier fabricante que pida piezas a otro sin tener que pagar de inmediato. El vendedor empaqueta las piezas y las envía al comprador con una factura que indica al comprador que pague en un plazo de 90 días. Este es un ejemplo de cuenta por cobrar menos sofisticado que la tarjeta de crédito de consumo minorista, pero funciona de la misma manera. El comprador tiene 90 días para pagar los bienes que solicitó y recibió.

Ejemplos de

¿Qué se incluye en Cuentas por cobrar?

Lo importante a tener en cuenta es que la definición de cuentas por cobrar no se limita a ningún tipo de negocio y cliente. A / R simple consiste en deudas a corto plazo que los clientes deben a la empresa por compras realizadas a crédito. Los términos, fechas de vencimiento y límites de crédito varían entre empresas e industrias.

Normalmente, los límites de crédito del cliente son establecidos y aprobados por el departamento de crédito del vendedor según la solvencia del cliente. Las empresas deben tener cuidado antes de otorgar crédito a clientes que no conocen o con los que no tienen experiencia, ya que estos clientes pueden incumplir la deuda y nunca pagar por el producto que compraron. A menudo, los límites de crédito fluctúan con la economía. Durante una recesión, una empresa puede estar menos dispuesta a otorgar crédito. Lo contrario es cierto con respecto a los repuntes económicos.

Veamos cómo se registran e informan las cuentas por cobrar en los estados financieros.

¿Cómo se registran las cuentas por cobrar en contabilidad?

Como todas las cuentas de activos estándar, la cuenta AR tiene un saldo deudor. Las empresas registran entradas en el diario de AR cuando se realiza una venta a crédito, un cliente cancela su saldo o se cancela una deuda incobrable.

Por lo tanto, para registrar un asiento de diario de cuentas por cobrar para una venta a un cliente, debitaríamos AR y acreditaríamos las ventas. Al final del año, la cuenta AR T se suma y se transfiere a los estados financieros.

¿Cómo se presentan las cuentas por cobrar en el balance general?

Dado que las cuentas por cobrar son activos altamente líquidos que se espera que se conviertan en efectivo en un año, se informan en la sección de activos corrientes del balance general al final de cada período.

Es común que las empresas informen AR junto con una cuenta de reserva para las cuentas por cobrar que la gerencia no cree que se cobrarán. La provisión para cuentas de cobro dudoso tiene un saldo negativo que disminuye el saldo de AR pendiente. Este contra activo reduce el saldo en AR de manera similar a como la depreciación acumulada reduce el valor en libros de los activos fijos.

Ejemplo de gestión de cuentas por cobrar

La administración utiliza la provisión para cuentas de cobro dudoso para definir las cuentas por cobrar que probablemente no se cobrarán y administra activamente las que sí. Al final de cada período, la administración debe evaluar la lista de clientes y los saldos en el informe de antigüedad de las cuentas por cobrar para identificar cuáles están vencidos y es poco probable que se cobren. Por lo general, cuanto más antigua y atrasada se vuelve una cuenta por cobrar, es menos probable que alguna vez se cobre.

Una vez que se identifican estos saldos, se realiza un asiento en el diario para aumentar la reserva o mover las cuentas incobrables de la cuenta de reserva a una cuenta de gastos incobrables o deudas incobrables en el estado de resultados.

Este proceso es importante por varias razones. La AR incobrable no es un activo porque nunca se cobrará. Si una cuenta incobrable se informa como AR, los activos corrientes se exagerarán. Dado que muchos acreedores usan AR como garantía y calculan los índices de liquidez sobre el valor de los activos corrientes, es importante que estos números reflejen la realidad, para que los acreedores no se confundan en cuanto a la verdadera liquidez del negocio.

Aparte de los acreedores, es una buena práctica que la gerencia evalúe regularmente el informe de cuentas por cobrar antiguas para asegurarse de que los clientes actuales estén pagando sus facturas a tiempo, que los clientes malos no sean aprobados para crédito adicional y que los nuevos clientes sean examinados adecuadamente antes de ser aprobados para créditos.

Diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar

La diferencia entre cuentas por cobrar y cuentas por pagar es bastante simple. A / R es un activo porque representa el dinero que se le debe por las ventas a crédito que ha vendido. Las cuentas por pagar, por otro lado, son un pasivo porque representan la cantidad de dinero que debe a otras empresas por los bienes y servicios que les compró a crédito.

Definición resumida

¿Qué son las cuentas por cobrar?  Las cuentas por cobrar son deudas que los clientes tienen con una empresa por servicios o productos adquiridos a crédito. Las cuentas por cobrar se registran como un activo en el balance general hasta que se cobran o cancelan.