¿Qué es una solicitud de compra? – Definición | Significado | Ejemplo

¿Qué significa la solicitud de compra?

Para evitar el fraude, los gerentes de departamento no suelen realizar pedidos directamente a los proveedores y suministros en nombre de la empresa. En cambio, un creativo de departamento diferente llamado departamento de compras realiza los pedidos con los proveedores externos. Los gerentes de departamento utilizan los formularios de solicitud de compra para informar al departamento de compras qué materiales se necesitan.

Cuando un gerente de departamento ve que los materiales se están agotando, llena un formulario de solicitud que incluye una fecha, el nombre del gerente, la cantidad, los números de modelo, los detalles sobre el pedido y el proveedor. El formulario de solicitud es solo un paso en el proceso de pedido de un sistema de cupones. Veamos un breve ejemplo de cómo funciona uno de estos sistemas.

Ejemplo

Primero, un departamento que necesita pedir materiales crea un formulario de solicitud de compra. Este formulario notifica al departamento de compras que se necesitan suministros. El departamento de compras puede aprobar, modificar o rechazar la solicitud del otro departamento. Si se aprueba la orden, el departamento de compras creará una orden de compra.

Este formulario de pedido se envía al proveedor notificándole que el comprador desea comprar bienes. Si el proveedor acepta el pedido, produce y entrega las mercancías con una factura. El departamento de recepción desembala la mercancía y entrega el informe de recepción al departamento de contabilidad que ya tiene la factura y la orden de compra. Cuando todos estos documentos están de acuerdo, el departamento de contabilidad puede emitir un aviso de aprobación de factura al cajero indicando que se puede realizar un pago al proveedor.

Sé. Esto parece un proceso largo y tedioso. Lo es, pero está implementado para evitar compras fraudulentas y proteger los activos de la empresa de pedidos indebidos.