¿Qué es una orden de compra? – Definición | Significado | Ejemplo

Definición: Una orden de compra es un documento fuente utilizado por el departamento de compras para realizar una orden con un proveedor o proveedor. En otras palabras, este es el contrato que redacta un comprador para comprar bienes de un vendedor.

¿Qué significa orden de compra?

Una orden de compra generalmente incluye la fecha de la orden, la información de envío FOB, la fecha de envío, los términos de descuento, el nombre del comprador y del vendedor, la descripción de los productos, los números de modelo, el precio, la cantidad y el número de orden de compra. En la parte inferior de cada formulario de pedido hay una línea de firma para que la firme el gerente autorizado. Entonces, básicamente, un pedido incluye todo sobre la transacción y lo que espera el comprador. El vendedor puede optar por cumplir con este pedido o rechazarlo.

La creación de un pedido es solo un paso en el proceso de realizar pedidos de productos a proveedores mediante un sistema de comprobantes. Para evitar gastos fraudulentos y pedidos incorrectos, la mayoría de las empresas inician un sistema de cupones que proporciona controles y equilibrios en el proceso de compra. Estos son los sencillos pasos de este sistema.

Ejemplo

Primero, un departamento que necesita pedir materiales crea un formulario de solicitud de compra. Este formulario notifica al departamento de compras que se necesitan suministros. El departamento de compras puede aprobar, modificar o rechazar la solicitud del otro departamento. Si se aprueba el pedido, el departamento de compras creará un pedido.

Este formulario de pedido se envía al proveedor notificándole que el comprador desea comprar bienes. Si el proveedor acepta el pedido, produce y entrega las mercancías con una factura. El departamento de recepción desembala la mercancía y entrega el informe de recepción al departamento de contabilidad que ya tiene la factura y la orden de compra. Cuando todos estos documentos están de acuerdo, el departamento de contabilidad puede emitir un aviso de aprobación de factura al cajero indicando que se puede realizar un pago al proveedor.

Sé. Esto parece un proceso largo y tedioso. Lo es, pero está implementado para evitar compras fraudulentas y proteger los activos de la empresa de pedidos indebidos.