¿Qué es un vale? – Definición | Significado | Ejemplo

Definición: Un comprobante es un archivo o carpeta que las empresas utilizan para almacenar documentos que se utilizan para la autorización de distribución de efectivo, como cheques, aprobaciones de facturas, informes de recepción, facturas, órdenes de compra y solicitudes de compra.

¿Qué significa el vale?

Un comprobante guarda todos los documentos que se utilizan para respaldar la distribución de efectivo. En este sentido, un comprobante es un control interno porque organiza todos los documentos originales adecuados que se requieren antes de que se pueda emitir un cheque.

Ejemplo

Los archivos de comprobantes deben usarse para todos los gastos de la empresa, desde compras de inventario hasta facturas mensuales de servicios públicos. Veamos las compras de inventario como ejemplo.

Cuando se establece el pedido de una pieza de inventario, el departamento de mercadería o inventario presenta una solicitud de compra al departamento de compras. El departamento de compras realiza un pedido para el inventario y coloca tanto el documento de solicitud de compra como la orden de compra en el archivo de comprobantes.
El archivo del comprobante se envía al departamento de envío y recepción, que recibe el envío, presenta un informe de recepción y lo coloca en el archivo. Luego, el comprobante se envía al departamento de contabilidad con la factura. Una vez que el departamento de contabilidad aprueba la factura, todos los documentos originales se colocan en el archivo de comprobantes y se envían al cajero para el pago.

Como puede ver, el archivo de comprobantes almacena todos los documentos de origen involucrados en la compra del inventario, por lo que la administración puede rastrear la pista de auditoría de cada compra de inventario y detener los desembolsos de efectivo no autorizados.


Contenido

  • 1 ¿Qué significa cupón?
  • 2 Ejemplo

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