Definición: Un documento de origen, a menudo llamado documento comercial, es el documento que se produce con cada evento comercial y se utiliza para registrar todas las transacciones comerciales. En otras palabras, es un documento físico o electrónico que enumera los detalles de una transacción y es utilizado por el departamento de contabilidad para registrar la información contable.
¿Qué significa el documento fuente?
Algunos ejemplos comunes de documentos de origen incluyen recibos de ventas, cheques, órdenes de compra, facturas, extractos bancarios e informes de nómina. Todos estos son documentos originales que se crearon a partir de una transacción y el primer componente de un sistema de contabilidad.
Ejemplo
Los documentos fuente se utilizan para registrar transacciones porque son originales y muestran un informe objetivo de las actividades económicas de cada transacción. Por ejemplo, cuando una empresa compra bienes de un proveedor, el proveedor crea un recibo o factura que muestra los bienes que fueron compras, el precio de compra, la fecha de la transacción, el nombre del vendedor y el método de pago. Este documento le da al departamento de contabilidad del comprador un registro objetivo y confiable de la transacción de compra. También le da al proveedor un documento que puede usar para registrar la venta de bienes.
Los documentos fuente también se utilizan con fines de control interno. Por ejemplo, el departamento de fabricación emite una solicitud de compra de los productos que necesita para completar sus próximos trabajos. La solicitud de compra se envía al departamento de compras para su aprobación. Una vez aprobada, se emite una orden de compra y se envía al departamento de recepción cuando la mercancía recibida se compara con la orden de compra.
Se emite un informe de recepción y los tres documentos se envían al departamento de contabilidad para aprobar la factura del proveedor. Si todos estos documentos están de acuerdo, se aprueba la factura y el cajero emite un cheque por la mercancía.
Como puede ver, todos los documentos de origen se utilizan para garantizar que solo se soliciten, reciban y paguen los productos adecuados.
Contenido
- 1 ¿Qué significa el documento fuente?
- 2 Ejemplo