¿Qué es un diario de compras? – Definición | Significado | Ejemplo

Definición: Un diario de compras es un registro de todas las adquisiciones realizadas a crédito durante un período. En otras palabras, se trata de un diario que realiza un seguimiento de los pedidos realizados utilizando el crédito del proveedor o las cuentas por pagar, así como el saldo actual adeudado a cada proveedor.

¿Qué significa el diario de compras?

Un diario de compras típico tiene varias columnas para registrar la fecha, la cuenta del proveedor, la fecha de la factura, los términos del crédito, el saldo de las cuentas por pagar y otros saldos de la cuenta. Todas estas columnas utilizan documentos fuente que se adquirieron a través del sistema de cupones. Por ejemplo, la factura se utiliza para ingresar el precio y la fecha. La orden de compra se utiliza para registrar los términos del crédito del proveedor.

La administración generalmente usa este diario para rastrear el estado de cada compra, el monto adeudado a los proveedores, las fechas de vencimiento de cada saldo, junto con los períodos de descuento. El departamento de contabilidad utiliza este diario para verificar y vincular las cuentas subsidiarias de cuentas por pagar al final de cada período. Echemos un vistazo a un ejemplo.

Ejemplo

Buckley’s Bowling es un aliado de los bolos con 37 pistas. Regularmente pide alimentos y suministros para su bar a varios proveedores. Cuando el gerente de la cocina hace un pedido por $ 100 de inventario con un proveedor, Buckley generalmente tiene 30 días para pagar el pedido. Esta transacción de crédito se registraría debitando inventario y acreditando cuentas por pagar por $ 100.

El diario de compras también registraría la transacción debitando el inventario, acreditando las cuentas por pagar y registrando la fecha, la factura, los términos y el proveedor. Cada entrada en este diario incluye un crédito a cuentas por pagar. El débito suele ir al inventario, pero también puede ir a otras cuentas, como suministros.

Dado que el diario de compras solo registra transacciones de crédito, ninguna de las transacciones en efectivo realizadas durante el período se contabiliza en él. En cambio, todo el inventario de efectivo y las compras de suministros se registran en el diario de desembolsos de efectivo.