¿Qué es el costo total de propiedad (TCO)? – Definición | Significado | Ejemplo

Definición: El costo total de propiedad es la suma de todos los costos involucrados en la compra, operación y mantenimiento de un activo determinado durante su vida útil. Es un análisis financiero que muestra todos los costos presentes y futuros de tomar posesión del activo.

¿Qué significa el costo total de propiedad?

Un análisis del costo total de propiedad (TCO) muestra una imagen clara de cuál es el costo real de comprar un activo determinado. Incluye todos los costos involucrados en la compra de la propiedad, pero también agrega costos de mantenimiento, actualización y operación que ocurren durante su vida útil. Esta herramienta es especialmente útil para evaluar diferentes opciones cuando una empresa desea realizar una determinada inversión. Ayuda a la empresa a tomar una decisión informada sobre si comprar, arrendar o buscar otras opciones.

El valor presente a menudo se incluye en estos análisis, ya que algunos gastos se pagan unos años después de realizada la compra y la única forma de comparar entre diferentes opciones es descontar todos los valores futuros al tiempo presente. Las TCO se emplean con frecuencia antes de la compra de sistemas informáticos. Dado que existen algunos costos “ocultos” que surgen después de que han pasado algunos años o que no se presupuestan explícitamente cuando se realiza la compra, las empresas emplean análisis de TCO para comprender cuál sería el costo real de implementar una de estas tecnologías.

Ejemplo

Actualmente, la Compañía A busca invertir en un software de Recursos Humanos que ayude a las empresas a desarrollar mejores relaciones con sus trabajadores mediante el uso de diferentes herramientas para analizar su desempeño, hábitos y estilo de vida. La empresa que desarrolló el software proporcionó el presupuesto y los detalles operativos del software al gerente financiero y él necesita analizar todo para calcular el costo total de propiedad del proyecto. Identificó que el costo de comprar el software es de $ 35,000, que incluye la instalación y soporte técnico 24 horas al día, 7 días a la semana durante cinco años. Una licencia debe renovarse cada año y cuesta $ 300 hacerlo.

Las actualizaciones son gratuitas el primer año, pero después de eso, la empresa tiene que pagar $ 50 al mes para obtener actualizaciones mensuales en la base de datos y la interfaz del software. Finalmente, la capacitación de los empleados involucrados cuesta $ 350 por empleado y la empresa tiene que capacitar al menos a 5. Se le dio al proyecto una vida útil de 5 años. Después de realizar los cálculos, calculó que el TCO para el proyecto sería de $ 40,350.

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